Da igual si hablamos de 50 participantes o más de 500, estamos ante algo que es muy cierto: planificar, organizar y llevar a cabo la celebración de unas jornadas o de un congreso puede ser una experiencia realmente estresante, incluso, para las personas más tranquilas. No debemos olvidarnos que un congreso o una reunión, cuya organización está mal planteada, va a desacreditar al organizador y, lo que es más importante, al patrocinador. Por todo esto, hay que tener una serie de preguntas en mente, antes de que tenga lugar su planificación, incluso, la siguiente: ¿realmente es necesario llevar a cabo dicho congreso o evento?
Lo primero que debes cuestionarte es si lo que buscas organizar, va a ser la manera más rápida, sencilla y económica de transmitir, al público beneficiario, el mensaje que deseamos, de la forma más eficiente y personal, que podamos. Hoy en día, tenemos muchas formas, que son menos complicadas y cara, para poder obtener los mismos fines o resultados, como puede ser enviar un folleto promocional o un informe, a las personas que pudieran estar interesadas, o emplear los medios de comunicación. O sea, si no estamos hablando de una actividad que va a suponer un contacto directo con los participantes, por razones que pueden ser profesionales, de networking o educacionales.
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